Se você é um empresário, gerente ou gestor, temos muito pouco tempo para lidar com uma grande variedade de assuntos. É por isso que é importante aprender a gerenciar bem o seu tempo. Você notará que eu especifiquei “aprender” porque a gestão do tempo é algo que se aprende. Não é congênito. Muitas vezes, é um conceito tabu, porque as pessoas que desejam avançar nessa área costumam interpretá-lo como desorganizado.

Para mim, é diferente. Assim como na produção industrial, normas de eficiência foram introduzidas: Lean, Sed, JAT, Produção Avançada, Produção Puxada, Flow One Piece, Indústria 4.0, etc… O trabalho de escritório também pode ser melhorado por técnicas simples e eficazes. No entanto, elas exigirão algumas mudanças nos hábitos.

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Este artigo foi escrito pela redação do blog de empreendedores sav35.fr.

Capture suas ideias e ganhe tempo

Você é um empreendedor de destaque e, portanto, frequentemente precisa pensar em melhorias ou na resolução de problemas existentes. Seu cérebro está programado para gerar muitas ideias. Infelizmente, você está muito ocupado e nem sempre encontra tempo para registrá-las. Às vezes você faz isso, mas em um folheto, um post-it, às vezes uma mensagem de texto, em um caderno, etc… Você não tem um único suporte, e acaba perdendo.

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Então, qual é a solução para coletar suas ideias?

Eu uso pessoalmente o software e o aplicativo Evernote, com os quais posso escrever todas as ideias que me vêm à mente em um computador ou em um smartphone. Os dois meios se sincronizam automaticamente e o software é gratuito.

Em resumo, aqui está o que o Evernote pode fazer:

  • Um memo de áudio
  • Um texto ou uma nota manuscrita
  • Uma foto
  • Opções de classificação muito detalhadas que permitem que você sempre encontre suas ideias.

Você será capaz de explorar as diferentes soluções que este aplicativo oferece para você mesmo. Agora, vamos passar para a organização geral da empresa, que se concentra na gestão do tempo.

Gestão do tempo baseada na sua visão empresarial

Você se destaca de 90% dos líderes de PME quando reflete sobre sua visão empresarial. Isso permite que você se dê um rumo, é a estrela polar que você seguirá, não importa o que aconteça.

A visão da empresa lhe dá clareza sobre o que você deseja fazer nos próximos 3, 5 ou 10 anos. Uma vez que você sabe para onde ir, é mais fácil seguir o caminho. Além disso, você evita perder tempo em direções que não estão relacionadas à visão da empresa.

Para que sua empresa realize a visão que você estabeleceu, você deve compartilhar sua visão com cada departamento. Em outras palavras, você precisa construir os objetivos dos departamentos que compõem sua empresa para que eles se alinhem ao seu caminho em direção à sua visão.

O procedimento é o seguinte:

  1. Visão da empresa
  2. Objetivos gerais por departamento
  3. Roteiro, posicionamento dos objetivos gerais em um cronograma
  4. Objetivos anuais, ou seja, se a visão é para mais de 5 anos, então, por exemplo, você fará um quinto do caminho a cada ano.
  5. Listagem de medidas concretas para alcançar os objetivos anuais.
  6. Implementação de ações concretas em um cronograma, pois você não será capaz de realizar tudo de uma vez. Por exemplo, você pode definir sub-objetivos por semestre, trimestre, mês, semana, etc…

Não se esqueça de definir objetivos SMART para que suas equipes possam quantificar suas realizações por conta própria. Agora, vamos nos voltar para um método comprovado para concluir com sucesso o que você começa.

Método GTD

O método GTD é a abreviação de Getting Things Done ou Fazendo as Coisas Acontecerem. É um método de trabalho que garante que tudo o que é iniciado seja concluído e nada seja esquecido. Isso me permitiu aumentar minha produtividade em 5. Quando bem utilizado, é muito poderoso e relevante para um gestor de negócios.

Trata-se de um método sequencial que faz as perguntas certas no momento certo e aperfeiçoa as medidas para aumentar sua eficácia.

Por exemplo, ele recomenda fazer todas as chamadas planejadas uma após a outra. Também aconselha reservar 2 momentos ao longo do dia para tratar seus e-mails. Dessa forma, você evita voltar à limitação de interrupções e ganha tempo para se concentrar nas ações principais. São essas ações que fazem sua empresa avançar, e não as ações dos “bombeiros” que consideramos importantes.

A sequência é a seguinte:

  1. Informações recebidas
  2. Estão em uma caixa de entrada como caixa de correio, Evernote, caderno de papel, etc…
  3. Análise temática
  4. É possível realizá-lo?
  • a. Não
    • Classificar
    • Lixeira
    • Para mais tarde
  • b. Sim
    • Qual é a próxima ação?
      • A implementação da gestão de projeto é necessária?
    • Menos de dois minutos?
  • “Sim, faça agora.”
  • Não
  • Terceirização
  • Postergar

Convido você a ler o livro de David Allen, Getting Things Done, para saber mais. Agora vamos ver juntos um elemento-chave na sua gestão do tempo, a delegação.

Usar a delegação para ganhar tempo

Delegar significa atribuir uma tarefa de um projeto a uma pessoa para que ela possa executá-la por você. Você explica o contexto e define o resultado esperado. Em seguida, você só precisa fazer pontos regulares para garantir que o projeto esteja avançando na direção certa e dentro do prazo.

Algumas boas razões para delegar:

  • Você não tem mais tempo. Como empresário, gerente ou gestor, você está sempre preso ao tempo. As semanas passam sem que você as veja chegar. Às vezes, você precisa até intervir em sua vida social e familiar. Esse é o sinal de que você está fazendo demais.
  • Seu falta de tempo se tornará um gargalo para a empresa se nenhuma decisão puder ser tomada sem você. Você se torna uma ameaça para si mesmo?
  • Você não é competente em todas as áreas, é por isso que você também contratou especialistas.
  • Algumas tarefas de baixo valor consomem seu tempo e você usa a delegação para realizar mais tarefas de valor agregado. Por exemplo, posso mencionar a gestão de clientes, limpeza, redação de comunicados de imprensa, preparação de pedidos, faturamento, contabilidade, etc…

É importante aprender a delegar, pois você geralmente tem pessoas em sua equipe que são mais competentes do que você em áreas específicas. É para isso que você as recrutou. Você prosperará em sua empresa se der a elas liberdade para trabalhar. Logicamente, essas pessoas devem obter um resultado melhor do que se você fizesse você mesmo. Se você quiser saber mais sobre gestão, pode encontrar um artigo especial sobre gestão de situações aqui.

A automação de tarefas permite economizar ainda mais tempo. É o nível máximo de delegação. Os arquivos de dados do Excel são perfeitos para começar a automação. Tudo o que você precisa fazer é criar algumas macros que você grava enquanto faz as manipulações para poder repetir o processamento de dados infinitamente. Se você tiver um ERP, deve ser capaz de criar transações para gerar automações. Afinal, sobre esse assunto, existem muitos aplicativos para smartphones e PCs que ajudam a automatizar muitas tarefas pessoais. Isso vai desde lembretes em calendários, automação residencial até gestão de dados de clientes.

A última parte da delegação é externa. Você pode precisar confiar seu trabalho a consultores, a uma agência especializada, a um fornecedor ou até mesmo a um freelancer. Você só precisa estar atento para não terceirizar sua empresa.

Organize seu trabalho pessoal

Para concluir este artigo sobre gestão do tempo, proponho uma lista curta de boas práticas.

Recomendo que você faça uma lista de coisas que deseja realizar, seja na vida pessoal ou profissional.

Em seguida, é importante saber como evitar interrupções (indisponíveis, inacessíveis) para que você possa se concentrar em seu trabalho.

Além disso, recomendo que você realize uma tarefa de cada vez e evite multitarefas, o que é contraproducente. Se você dedicar tempo a uma tarefa, verá que consegue se organizar para terminar a tempo. Essa dica simples fará você economizar seu tempo precioso.

Por fim, reserve 5 minutos todas as noites para planejar seu dia seguinte. Você seguirá todas essas recomendações e começará pelas tarefas mais difíceis. O final do seu dia será muito mais fácil.

Gerenciar bem o tempo sendo patrão!