Als u een ondernemer, manager of leidinggevende bent, heeft u heel weinig tijd om een groot aantal verschillende onderwerpen te behandelen. Daarom is het belangrijk om goed te leren omgaan met uw tijd. U zult opmerken dat ik “leren” heb gespecificeerd, omdat tijdbeheer aangeleerd moet worden. Het is niet aangeboren. Het is vaak een taboe-concept, omdat mensen die vooruit willen in dit gebied het vaak interpreteren als slecht georganiseerd.

Voor mij is dat anders. Net als in de industriële productie zijn er efficiëntienormen geïntroduceerd: Lean, Sed, JAT, Geavanceerde Productie, Getrokken Productie, Flow One Piece, Industrie 4.0, enzovoort… Kantoorwerk kan ook worden verbeterd met eenvoudige en effectieve technieken. Echter, ze vereisen enkele veranderingen in gewoonten.

Aanvullende lectuur : M als Huis: 10 Tips om je Interieur te Personaliseren!

Dit artikel is geschreven door de redactie van de ondernemersblog sav35.fr.

Vang uw ideeën en bespaar tijd

U bent een toonaangevende ondernemer en moet vaak nadenken over verbetering of het oplossen van bestaande problemen. Uw brein is ingesteld om veel ideeën te genereren. Helaas bent u erg druk en neemt u niet altijd de tijd om ze vast te leggen. Soms doet u dat, maar op een folder, een post-it, soms een sms, in een notitieboek, enzovoort… U heeft niet één enkel medium, en u verliest ze.

Aanvullende lectuur : Structuur uw digitale marketing: ontdek hoe de Exlansa-methode alles kan veranderen

Wat is de oplossing om uw ideeën te verzamelen?

Persoonlijk gebruik ik de software en app Evernote, waarmee ik alle ideeën die bij me opkomen kan opschrijven op een computer of smartphone. Beide media synchroniseren automatisch en de software is gratis.

Kortom, dit is wat Evernote kan doen:

  • Een audiomemo
  • Een tekst of handgeschreven notitie
  • Een foto
  • Zeer fijne classificatiemogelijkheden die u in staat stellen om altijd uw ideeën te vinden.

U zult in staat zijn om de verschillende oplossingen die deze applicatie biedt voor uzelf te verkennen. Laten we nu overgaan naar de algehele organisatie van het bedrijf, die zich richt op tijdbeheer.

Tijdbeheer gebaseerd op uw bedrijfsvisie

U onderscheidt zich van 90% van de leidinggevenden van KMO’s wanneer u nadenkt over uw bedrijfsvisie. Het stelt u in staat om een koers te bepalen, het is de poolster die u zult volgen, ongeacht wat er gebeurt.

De bedrijfsvisie geeft u helderheid over wat u wilt bereiken in de komende 3, 5 of 10 jaar. Zodra u weet waar u naartoe wilt, is het gemakkelijker om het pad te volgen. Bovendien voorkomt u dat u tijd verliest aan richtingen die niet gerelateerd zijn aan de bedrijfsvisie.

Om ervoor te zorgen dat uw bedrijf de visie die u heeft gegeven, realiseert, moet u uw visie afstemmen met elke dienst. Met andere woorden, u moet de doelstellingen van de diensten die uw bedrijf samenstellen, opbouwen zodat ze u ondersteunen op de weg naar uw visie.

De procedure is als volgt:

  1. Bedrijfsvisie
  2. Algemene doelstellingen per dienst
  3. Roadmap, positionering van de algemene doelstellingen op een tijdlijn
  4. Jaarlijkse doelstellingen, dat wil zeggen, als de visie meer dan 5 jaar is, dan maakt u bijvoorbeeld elk jaar een vijfde van de weg.
  5. Opsomming van concrete maatregelen om de jaarlijkse doelstellingen te bereiken.
  6. Implementatie van concrete acties op een tijdlijn, omdat u niet alles tegelijk kunt doen. U kunt bijvoorbeeld subdoelen per semester, kwartaal, maand, week, enzovoort definiëren.

Vergeet niet om SMART-doelen te stellen, zodat uw teams hun prestaties zelf kunnen kwantificeren. Laten we nu overgaan naar een bewezen methode om succesvol af te ronden wat u begint.

GTD-methode

De GTD-methode is de afkorting van Getting Things Done of Dingen gedaan krijgen. Het is een werkmethode die ervoor zorgt dat alles wat begonnen is, ook afgemaakt wordt en dat er niets vergeten wordt. Dit heeft mijn productiviteit met 5 verhoogd. Goed gebruikt is het dus zeer krachtig en relevant voor een business manager.

Het is een sequentiële methode die de juiste vragen op het juiste moment stelt en de maatregelen aanscherpt om hun effectiviteit te vergroten.

Bijvoorbeeld, het raadt aan om alle geplande telefoontjes achtereenvolgens te doen. Het adviseert ook om 2 momenten gedurende de dag in te plannen om uw e-mails te verwerken. Op deze manier voorkomt u dat u terugvalt in het beperken van onderbrekingen en wint u tijd om u te concentreren op de fundamentele acties. Dit zijn de acties die uw bedrijf vooruit helpen, en niet de acties van “brandweermannen” die we belangrijk achten.

De sequencer is als volgt:

  1. Inkomende informatie
  2. Het bevindt zich in een inbox zoals een postvak, Evernote, papiernotitieboek, enzovoort…
  3. Thematische analyse
  4. Is het mogelijk om het uit te voeren?
  • a. Nee
    • Archiveren
    • Prullenbak
    • Voor later
  • b. Ja
    • Wat is de volgende actie?
      • Vereist de implementatie projectmanagement?
    • Minder dan twee minuten?
  • “Ja, doe het nu.”
  • Nee
  • Uitbesteden
  • Uitstellen

Ik nodig u uit om het boek van David Allen, Getting Things Done, te lezen voor meer informatie. Laten we nu samen een sleutelelement in uw tijdbeheer bekijken: delegatie.

Gebruik delegatie om tijd te besparen

Delegatie betekent het toevertrouwen van een taak aan een project aan iemand zodat deze het voor u kan uitvoeren. U legt de context uit en definieert het verwachte resultaat. Vervolgens hoeft u alleen maar regelmatig contact te houden om ervoor te zorgen dat het project in de juiste richting beweegt en op tijd blijft.

Enkele goede redenen om te delegeren:

  • U heeft geen tijd meer. Als ondernemer, manager of leidinggevende bent u altijd gevangen door de tijd. De weken vliegen voorbij zonder dat u ze ziet aankomen. Soms moet u zelfs ingrijpen in uw sociale en familiale leven. Dit is het signaal dat u te veel doet.
  • Uw gebrek aan tijd wordt een bottleneck voor het bedrijf als er geen beslissing kan worden genomen zonder u. Wordt u een bedreiging voor uzelf?
  • U bent niet deskundig in alle gebieden, daarom heeft u ook specialisten aangenomen.
  • Bepaalde taken van lage waarde kosten u tijd en u gebruikt delegatie om meer taken met toegevoegde waarde uit te voeren. Bijvoorbeeld, ik kan de klantenservice, schoonmaak, het schrijven van persberichten, het voorbereiden van bestellingen, facturering, boekhouding, enzovoort noemen.

Het is belangrijk om te leren delegeren, omdat u doorgaans mensen in uw team heeft die meer deskundig zijn dan u in specifieke gebieden. Daarom heeft u hen aangenomen. U zult gedijen in uw bedrijf als u hen de ruimte geeft om te handelen. Logischerwijs zouden deze mensen een beter resultaat moeten behalen dan wanneer u het zelf zou doen. Als u meer wilt weten over management, kunt u hier een speciaal artikel over situationeel management vinden.

Automatisering van taken bespaart nog meer tijd. Dit is het ultieme niveau van delegatie. Excel-gegevensbestanden zijn perfect om de automatisering te starten. Alles wat u hoeft te doen, is enkele macro’s maken die u opneemt terwijl u de handelingen uitvoert, zodat u de gegevensverwerking eindeloos kunt herhalen. Als u een ERP heeft, zou u in staat moeten zijn om transacties te creëren om automatiseringen te genereren. Over dit onderwerp zijn er bovendien veel applicaties voor smartphones en pc’s die helpen bij het automatiseren van veel persoonlijke taken. Dit varieert van herinneringen in kalenders, domotica-planning tot klantgegevensbeheer.

Het laatste deel van delegatie is extern. U moet mogelijk uw werk toevertrouwen aan consultants, een gespecialiseerd bureau, een leverancier of zelfs een freelancer. U moet gewoon voorzichtig zijn om te voorkomen dat u uw bedrijf uitbesteedt.

Organiseer uw persoonlijke werk

Om dit artikel over tijdbeheer af te sluiten, bied ik u een korte lijst van goede praktijken aan.

Ik raad u aan om een lijst te maken van dingen die u wilt doen, zowel in uw privéleven als professioneel.

Vervolgens is het belangrijk om te weten hoe u onderbrekingen kunt vermijden (onbeschikbaar, ontoegankelijk) zodat u zich op uw werk kunt concentreren.

Bovendien raad ik u aan om één taak tegelijk uit te voeren en meerdere taken te vermijden, wat contraproductief is. Als u tijd aan een taak toewijst, zult u zien dat u in staat bent om te organiseren en op tijd af te ronden. Deze eenvoudige tip zal u uw kostbare tijd besparen.

Neem tenslotte elke avond 5 minuten de tijd om uw volgende dag te plannen. U volgt al deze aanbevelingen en begint met de moeilijkste taken. Het einde van uw dag zal alleen maar gemakkelijker zijn.

Tijd goed beheren als ondernemer!