Se sei un imprenditore, manager o responsabile, hai molto poco tempo per affrontare un gran numero di argomenti diversi. Ecco perché è importante imparare a gestire bene il tuo tempo. Noterai che ho specificato “imparare” perché la gestione del tempo si apprende. Non è congenita. Spesso è un concetto tabù, perché le persone che vogliono progredire in questo campo lo interpretano spesso come disorganizzazione.

Per me è diverso. Come nella produzione industriale, sono state introdotte norme di efficienza: Lean, Sed, JAT, Produzione Avanzata, Produzione Pull, Flow One Piece, Industria 4.0, ecc… Anche il lavoro d’ufficio può essere migliorato con tecniche semplici ed efficaci. Tuttavia, richiederanno alcuni cambiamenti nelle abitudini.

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Questo articolo è stato scritto dalla redazione del blog di imprenditori sav35.fr.

Cattura le tue idee e risparmia tempo

Sei un imprenditore di primo piano e devi quindi spesso riflettere sul miglioramento o sulla risoluzione dei problemi esistenti. Il tuo cervello è predisposto a generare molte idee. Sfortunatamente, sei molto occupato e non prendi sempre il tempo per registrarle. A volte lo fai, ma su un volantino, un post-it, a volte un messaggio di testo, in un quaderno, ecc… Non hai un unico supporto e le perdi.

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Allora, qual è la soluzione per raccogliere le tue idee?

Personalmente utilizzo il software e l’app Evernote, con cui posso scrivere tutte le idee che mi vengono in mente su un computer o su uno smartphone. I due media si sincronizzano automaticamente e il software è gratuito.

In breve, ecco cosa può fare Evernote:

  • Un memo audio
  • Un testo o una nota scritta a mano
  • Una foto
  • Opzioni di classificazione molto dettagliate che ti permettono di trovare sempre le tue idee.

Sarai in grado di esplorare le diverse soluzioni che questa applicazione fornisce per te stesso. Passiamo ora all’organizzazione globale dell’azienda, che si concentra sulla gestione del tempo.

Gestione del tempo basata sulla tua visione aziendale

Ti distingui dal 90% dei dirigenti di PMI quando rifletti sulla tua visione aziendale. Ti consente di darti una direzione, è la stella polare che seguirai, indipendentemente da ciò che accade.

La visione dell’azienda ti offre la chiarezza di ciò che desideri realizzare nei prossimi 3, 5 o 10 anni. Una volta che sai dove andare, è più facile seguire il percorso. Inoltre, eviti di perdere tempo in direzioni che non sono correlate alla visione dell’azienda.

Affinché la tua azienda realizzi la visione che hai fornito, devi comunicare la tua visione a ciascun servizio. In altre parole, devi costruire gli obiettivi dei servizi che compongono la tua azienda affinché siano allineati con il percorso della tua visione.

La procedura è la seguente:

  1. Visione dell’azienda
  2. Obiettivi generali per servizio
  3. Roadmap, posizionamento degli obiettivi generali su un calendario
  4. Obiettivi annuali, cioè, se la visione è di oltre 5 anni, allora, ad esempio, percorrerai un quinto del cammino ogni anno.
  5. Elenco delle misure concrete per raggiungere gli obiettivi annuali.
  6. Implementazione di azioni concrete su un calendario, poiché non sarai in grado di fare tutto in una volta. Ad esempio, puoi definire sotto-obiettivi per semestre, trimestre, mese, settimana, ecc…

Ricorda di impostare obiettivi SMART affinché i tuoi team possano quantificare i loro risultati da soli. Ora ci rivolgiamo a un metodo collaudato per completare con successo ciò che inizi.

Metodo GTD

Il metodo GTD è l’acronimo di Getting Things Done o Avere le cose fatte. È un metodo di lavoro che assicura che tutto ciò che viene iniziato venga completato e nulla venga dimenticato. Questo mi ha permesso di aumentare la mia produttività di 5. Se utilizzato correttamente, è quindi molto potente e pertinente per un business manager.

Si tratta di un metodo sequenziale che pone le domande giuste al momento giusto e stringe le misure per aumentarne l’efficacia.

Ad esempio, raccomanda di effettuare tutte le chiamate programmate una dopo l’altra. Consiglia anche di riservare 2 momenti durante la giornata per gestire le proprie e-mail. In questo modo, eviti di tornare a limitare le interruzioni e guadagni tempo per concentrarti sulle azioni di fondo. Sono queste azioni che fanno progredire la tua azienda, e non le azioni dei “pompieri” che riteniamo importanti.

Il sequenziamento è il seguente:

  1. Informazioni in entrata
  2. Si trova in una casella di posta come casella di posta, Evernote, quaderno di carta, ecc…
  3. Analisi tematica
  4. È possibile realizzarlo?
  • a. No
    • Archiviare
    • Cestino
    • Per dopo
  • b. Sì
    • Qual è la prossima azione?
      • Richiede l’implementazione della gestione del progetto?
    • Less than two minutes?
  • “Sì, fallo ora.”
  • No
  • Esternalizzazione
  • Rimandare

Ti invito a leggere il libro di David Allen Getting Things Done per saperne di più. Ora vediamo insieme un elemento chiave nella tua gestione del tempo, la delega.

Utilizzare la delega per risparmiare tempo

Delegare significa assegnare un compito a un progetto a una persona affinché possa eseguirlo per te. Spieghi il contesto e definisci il risultato atteso. Poi, devi solo fare dei punti regolari per assicurarti che il progetto si muova nella giusta direzione e rimanga nei tempi.

Alcune buone ragioni per delegare:

  • Non hai più tempo. Come imprenditore, manager o responsabile, sei sempre intrappolato dal tempo. Le settimane passano senza che tu le veda arrivare. A volte devi persino intervenire nella tua vita sociale e familiare. Questo è il segnale che stai facendo troppo.
  • La tua mancanza di tempo diventerà un collo di bottiglia per l’azienda se nessuna decisione può essere presa senza di te. Sei diventato una minaccia per te stesso?
  • Non sei competente in tutti i settori, ecco perché hai anche assunto specialisti.
  • Alcuni compiti a basso valore ti rubano tempo e utilizzi la delega per svolgere più compiti a valore aggiunto. Ad esempio, posso menzionare la gestione della clientela, le pulizie, la redazione di comunicati stampa, la preparazione degli ordini, la fatturazione, la contabilità, ecc…

È importante imparare a delegare, poiché hai generalmente persone nel tuo team che sono più competenti di te in settori specifici. È per questo che le hai assunte. Prospererai nella tua azienda se dai loro libertà di azione. Logicamente, queste persone dovrebbero ottenere risultati migliori di quanto faresti tu stesso. Se desideri saperne di più sulla gestione, puoi trovare un articolo speciale sulla gestione della situazione qui.

L’automazione dei compiti consente di risparmiare ancora più tempo. È il livello ultimo della delega. I file di dati Excel sono perfetti per iniziare l’automazione. Tutto ciò che devi fare è creare alcune macro che registri mentre esegui le operazioni in modo da poter ripetere il trattamento dei dati all’infinito. Se hai un ERP, dovresti essere in grado di creare transazioni per generare automazioni. Dopotutto, su questo argomento, ci sono molte applicazioni per smartphone e PC che aiutano ad automatizzare molte attività personali. Questo va dai promemoria nei calendari, alla pianificazione domotica alla gestione dei dati dei clienti.

L’ultima parte della delega è esterna. Potresti dover affidare il tuo lavoro a consulenti, a un’agenzia specializzata, a un fornitore o persino a un freelance. Devi solo essere vigile per evitare di esternalizzare la tua azienda.

Organizza il tuo lavoro personale

Per concludere questo articolo sulla gestione del tempo, ti propongo una breve lista di buone pratiche.

Ti consiglio di fare una lista di cose che vuoi fare sia nella vita privata che professionale.

Inoltre, è importante sapere come evitare le interruzioni (non disponibili, inaccessibili) in modo da poterti concentrare sul tuo lavoro.

Inoltre, ti consiglio di svolgere un compito alla volta e di evitare il multitasking, che è controproducente. Se dedichi tempo a un compito, vedrai che riesci a organizzarti per completarlo in tempo. Questo semplice trucco ti farà risparmiare il tuo tempo prezioso.

Dopo tutto, prenditi 5 minuti ogni sera per pianificare il tuo giorno successivo. Seguirai tutte queste raccomandazioni e inizierai con i compiti più difficili. La loro conclusione alla fine della giornata sarà solo più facile.

Gestire bene il proprio tempo da imprenditore!