Si eres un empresario, gerente o manager, tenemos muy poco tiempo para tratar una gran cantidad de temas diferentes. Por eso es importante aprender a gestionar bien tu tiempo. Notarás que he especificado “aprender” porque la gestión del tiempo se aprende. No es congénita. A menudo es un concepto tabú, porque las personas que quieren avanzar en este ámbito a menudo lo interpretan como desorganizado.

Para mí es diferente. Al igual que en la producción industrial, se han introducido normas de eficiencia: Lean, Sed, JAT, Producción Avanzada, Producción Pull, Flow One Piece, Industria 4.0, etc. El trabajo de oficina también puede mejorarse mediante técnicas simples y eficaces. Sin embargo, requerirán algunos cambios en los hábitos.

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Este artículo ha sido escrito por el equipo del blog de emprendedores sav35.fr.

Captura tus ideas y ahorra tiempo

Eres un emprendedor destacado y, por lo tanto, a menudo debes pensar en la mejora o en la resolución de problemas existentes. Tu cerebro está diseñado para generar muchas ideas. Desafortunadamente, estás muy ocupado y no siempre tomas el tiempo para registrarlas. A veces lo haces, pero en un folleto, un post-it, a veces un mensaje de texto, en un cuaderno, etc. No tienes un solo soporte y las pierdes.

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Entonces, ¿cuál es la solución para recopilar tus ideas?

Personalmente, utilizo el software y la aplicación Evernote, con la que puedo escribir todas las ideas que me vienen a la mente en una computadora o en un smartphone. Ambos medios se sincronizan automáticamente y el software es gratuito.

En resumen, esto es lo que puede hacer Evernote:

  • Un memo de audio
  • Un texto o una nota manuscrita
  • Una foto
  • Opciones de clasificación muy finas que te permiten encontrar siempre tus ideas.

Podrás explorar las diferentes soluciones que esta aplicación proporciona para ti. Ahora pasemos a la organización global de la empresa, que se centra en la gestión del tiempo.

Gestión del tiempo basada en tu visión empresarial

Te destacas del 90% de los líderes de pymes cuando reflexionas sobre tu visión empresarial. Te permite darte un rumbo, es la estrella polar que seguirás, sin importar lo que suceda.

La visión de la empresa te da claridad sobre lo que quieres hacer en los próximos 3, 5 o 10 años. Una vez que sabes a dónde ir, es más fácil seguir el camino. Además, evitas perder tiempo en direcciones que no están relacionadas con la visión de la empresa.

Para que tu empresa realice la visión que has establecido, debes comunicar tu visión a cada departamento. En otras palabras, debes construir los objetivos de los departamentos que componen tu empresa para que se alineen contigo en el camino hacia tu visión.

El procedimiento es el siguiente:

  1. Visión de la empresa
  2. Objetivos generales por departamento
  3. Hoja de ruta, posicionamiento de los objetivos generales en un calendario
  4. Objetivos anuales, es decir, si la visión es a más de 5 años, entonces, por ejemplo, harás un quinto del camino cada año.
  5. Enumeración de medidas concretas para alcanzar los objetivos anuales.
  6. Establecimiento de acciones concretas en un calendario, ya que no podrás realizar todo a la vez. Por ejemplo, puedes definir sub-objetivos por semestre, trimestre, mes, semana, etc.

No olvides establecer objetivos SMART para que tus equipos puedan cuantificar sus logros por sí mismos. Ahora nos dirigimos a un método probado para terminar con éxito lo que comienzas.

Método GTD

El método GTD es la abreviatura de Getting Things Done o Hhaving things done. Es un método de trabajo que asegura que todo lo que se comienza se termine y nada se olvide. Esto me ha permitido aumentar mi productividad en un 5. Bien utilizado, es muy poderoso y relevante para un business manager.

Se trata de un método secuencial que plantea las preguntas adecuadas en el momento adecuado y ajusta las medidas para aumentar su eficacia.

Por ejemplo, se recomienda hacer todas las llamadas programadas una tras otra. También aconseja reservar 2 momentos durante el día para tratar tus correos electrónicos. De esta manera, evitas volver a la limitación de interrupciones y ganas tiempo para concentrarte en las acciones de fondo. Son estas acciones las que hacen avanzar tu empresa, y no las acciones de “bomberos” que consideramos importantes.

El secuenciamiento es el siguiente:

  1. Información entrante
  2. Está en una bandeja de entrada como un correo, Evernote, cuaderno de papel, etc.
  3. Análisis temático
  4. ¿Es posible realizarlo?
  • a. No
    • Clasificar
    • Papelera
    • Para más tarde
  • b. Sí
    • ¿Cuál es la próxima acción?
      • ¿Requiere la implementación de la gestión de proyectos?
    • ¿Menos de dos minutos?
  • “Sí, hazlo ahora.”
  • No
  • Externalización
  • Posponer

Te invito a leer el libro de David Allen Getting Things Done para saber más. Ahora vamos a ver juntos un elemento clave en tu gestión del tiempo, la delegación.

Usar la delegación para ganar tiempo

Delegar significa dar una tarea de un proyecto a una persona para que ella pueda ejecutarla por ti. Explicas el contexto y defines el resultado esperado. Luego, solo necesitas hacer puntos regulares para asegurarte de que el proyecto avanza en la dirección correcta y se mantiene a tiempo.

Algunas buenas razones para delegar:

  • No tienes más tiempo. Como empresario, gerente o manager, siempre estás atrapado por el tiempo. Las semanas pasan sin que las veas venir. A veces, incluso debes intervenir en tu vida social y familiar. Esa es la señal de que estás haciendo demasiado.
  • Tu falta de tiempo se convertirá en un cuello de botella para la empresa si ninguna decisión puede tomarse sin ti. ¿Te conviertes en una amenaza para ti mismo?
  • No eres competente en todas las áreas, por eso también has contratado especialistas.
  • Algunas tareas de bajo valor te quitan tiempo y utilizas la delegación para realizar más tareas de valor añadido. Por ejemplo, puedo mencionar la gestión de clientes, la limpieza, la redacción de comunicados de prensa, la preparación de pedidos, la facturación, la contabilidad, etc.

Es importante aprender a delegar, ya que generalmente tienes personas en tu equipo que son más competentes que tú en áreas específicas. Por eso las contrataste. Prosperarás en tu empresa si les das libertad para actuar. Lógicamente, estas personas deberían obtener un mejor resultado que si lo hicieras tú mismo. Si deseas saber más sobre la gestión, puedes encontrar un artículo especial sobre la gestión de situaciones aquí.

La automatización de tareas permite ahorrar aún más tiempo. Es el nivel máximo de delegación. Los archivos de datos de Excel son perfectos para comenzar la automatización. Todo lo que tienes que hacer es crear algunas macros que grabas mientras realizas las manipulaciones para poder repetir el procesamiento de datos indefinidamente. Si tienes un ERP, deberías poder crear transacciones para generar automatizaciones. Después de todo, sobre este tema, hay muchas aplicaciones para smartphones y PC que ayudan a automatizar muchas tareas personales. Esto va desde recordatorios en calendarios, planificación de domótica hasta gestión de datos de clientes.

La última parte de la delegación es externa. Puede que necesites confiar tu trabajo a consultores, a una agencia especializada, a un proveedor o incluso a un freelancer. Solo necesitas estar atento para evitar externalizar tu empresa.

Organiza tu trabajo personal

Para concluir este artículo sobre la gestión del tiempo, te propongo una breve lista de buenas prácticas.

Te aconsejo que hagas una lista de cosas que quieres hacer, ya sea en la vida privada o profesional.

Luego, es importante saber cómo evitar interrupciones (no disponibles, inaccesibles) para que puedas concentrarte en tu trabajo.

Además, te aconsejo que realices una tarea a la vez y evites hacer varias tareas, lo cual es contraproducente. Si dedicas tiempo a una tarea, verás que logras organizarte para terminar a tiempo. Este simple consejo te hará ahorrar tu tiempo valioso.

Después de todo, tómate 5 minutos cada noche para planificar tu día siguiente. Seguirás todas estas recomendaciones y comenzarás por las tareas más difíciles. Su final del día será mucho más fácil.

¡Gestionar bien el tiempo cuando se es jefe!