Wenn Sie Unternehmer, Manager oder Führungskraft sind, haben Sie sehr wenig Zeit, um eine Vielzahl von Themen zu behandeln. Deshalb ist es wichtig, zu lernen, wie man seine Zeit gut managt. Sie werden bemerken, dass ich „lernen“ spezifiziert habe, denn Zeitmanagement ist erlernbar. Es ist nicht angeboren. Oft ist es ein tabuisiertes Konzept, weil Menschen, die in diesem Bereich vorankommen wollen, es oft als unorganisiert interpretieren.

Für mich ist es anders. Wie in der industriellen Produktion wurden Effizienzstandards eingeführt: Lean, Sed, JAT, Advanced Production, Pull Production, Flow One Piece, Industrie 4.0 usw. Auch die Büroarbeit kann durch einfache und effektive Techniken verbessert werden. Allerdings erfordern sie einige Änderungen in den Gewohnheiten.

Auch interessant : Strukturieren Sie Ihr digitales Marketing: Entdecken Sie, wie die Exlansa-Methode alles verändern kann

Dieser Artikel wurde von der Redaktion des Unternehmerblogs sav35.fr verfasst.

Fangen Sie Ihre Ideen ein und sparen Sie Zeit

Sie sind ein führender Unternehmer und müssen daher oft über die Verbesserung oder Lösung bestehender Probleme nachdenken. Ihr Gehirn ist darauf programmiert, viele Ideen zu generieren. Leider sind Sie sehr beschäftigt und nehmen sich nicht immer die Zeit, sie festzuhalten. Manchmal tun Sie es, aber auf einem Flyer, einem Post-it, manchmal einer SMS, in einem Notizbuch usw. Sie haben kein einziges Medium, und Sie verlieren es.

Ergänzende Lektüre : Wie lange dauert tatsächlich eine Versetzung in der Gendarmerie? Unsere Erklärungen

Was ist also die Lösung, um Ihre Ideen zu sammeln?

Ich persönlich benutze die Software und App Evernote, mit der ich alle Ideen, die mir in den Sinn kommen, auf einem Computer oder Smartphone festhalten kann. Beide Medien synchronisieren sich automatisch und die Software ist kostenlos.

Kurz gesagt, das kann Evernote tun:

  • Ein Audio-Memo
  • Ein Text oder eine handschriftliche Notiz
  • Ein Foto
  • Sehr feine Klassifizierungsoptionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Ideen immer zu finden.

Sie werden in der Lage sein, die verschiedenen Lösungen, die diese Anwendung Ihnen bietet, selbst zu erkunden. Lassen Sie uns nun zur Gesamtorganisation des Unternehmens übergehen, die sich auf das Zeitmanagement konzentriert.

Zeitmanagement basierend auf Ihrer Unternehmensvision

Sie heben sich von 90 % der Führungskräfte kleiner und mittlerer Unternehmen ab, wenn Sie über Ihre Unternehmensvision nachdenken. Sie ermöglicht es Ihnen, einen Kurs zu setzen, es ist der Polarstern, dem Sie folgen werden, egal was passiert.

Die Unternehmensvision gibt Ihnen die Lesbarkeit dessen, was Sie in den nächsten 3, 5 oder 10 Jahren erreichen wollen. Sobald Sie wissen, wohin Sie gehen, ist es einfacher, den Weg zu verfolgen. Darüber hinaus vermeiden Sie es, Zeit in Richtungen zu verlieren, die nicht mit der Unternehmensvision verbunden sind.

Damit Ihr Unternehmen die Vision, die Sie gesetzt haben, verwirklicht, müssen Sie Ihre Vision mit jeder Abteilung abgleichen. Mit anderen Worten, Sie müssen die Ziele der Abteilungen, die Ihr Unternehmen bilden, so aufbauen, dass sie Ihnen auf dem Weg Ihrer Vision entsprechen.

Der Ablauf ist folgender:

  1. Unternehmensvision
  2. Allgemeine Ziele nach Abteilung
  3. Roadmap, Positionierung der allgemeinen Ziele auf einem Zeitplan
  4. Jahresziele, d.h. wenn die Vision mehr als 5 Jahre beträgt, dann machen Sie beispielsweise jedes Jahr ein Fünftel des Weges.
  5. Auflistung konkreter Maßnahmen zur Erreichung der Jahresziele.
  6. Festlegung konkreter Aktionen auf einem Zeitplan, da Sie nicht alles auf einmal erledigen können. Beispielsweise können Sie Unterziele pro Semester, Quartal, Monat, Woche usw. festlegen.

Vergessen Sie nicht, SMART-Ziele zu setzen, damit Ihre Teams ihre Erfolge selbst quantifizieren können. Nun wenden wir uns einer bewährten Methode zu, um erfolgreich abzuschließen, was Sie beginnen.

GTD-Methode

Die GTD-Methode steht für Getting Things Done oder Dinge erledigen. Es ist eine Arbeitsmethode, die sicherstellt, dass alles, was begonnen wird, auch beendet wird und nichts vergessen wird. Damit konnte ich meine Produktivität um 5 steigern. Gut genutzt ist sie also sehr mächtig und relevant für einen Business-Manager.

Es handelt sich um eine sequenzielle Methode, die die richtigen Fragen zur richtigen Zeit stellt und die Maßnahmen strafft, um deren Effektivität zu steigern.

Zum Beispiel empfiehlt sie, alle geplanten Anrufe nacheinander zu tätigen. Sie rät auch, zwei Zeitpunkte während des Tages einzuplanen, um E-Mails zu bearbeiten. Auf diese Weise vermeiden Sie es, zu den Unterbrechungen zurückzukehren und gewinnen Zeit, um sich auf die wesentlichen Aktionen zu konzentrieren. Es sind diese Aktionen, die Ihr Unternehmen voranbringen, und nicht die „Feuerwehraktionen“, die wir für wichtig halten.

Die Sequenzierung ist wie folgt:

  1. Eingehende Informationen
  2. Es befindet sich in einem Posteingang wie einem Briefkasten, Evernote, einem Papiernotizbuch usw.
  3. Themenanalyse
  4. Kann es umgesetzt werden?
  • a. Nein
    • Archivieren
    • Papierkorb
    • Für später
  • b. Ja
    • Was ist die nächste Aktion?
      • Benötigt es die Umsetzung des Projektmanagements?
    • Weniger als zwei Minuten?
  • „Ja, mach es jetzt.“
  • Nein
  • Outsourcing
  • Verschieben

Ich lade Sie ein, das Buch von David Allen „Getting Things Done“ zu lesen, um mehr zu erfahren. Lassen Sie uns nun gemeinsam einen Schlüsselfaktor in Ihrem Zeitmanagement betrachten: die Delegation.

Delegation nutzen, um Zeit zu sparen

Delegieren bedeutet, eine Aufgabe eines Projekts an eine Person zu übertragen, damit sie sie für Sie ausführen kann. Sie erklären den Kontext und definieren das erwartete Ergebnis. Dann müssen Sie nur noch regelmäßige Punkte machen, um sicherzustellen, dass das Projekt in die richtige Richtung geht und im Zeitrahmen bleibt.

Einige gute Gründe für Delegation:

  • Sie haben keine Zeit mehr. Als Unternehmer, Manager oder Führungskraft sind Sie immer von der Zeit gefangen. Die Wochen vergehen, ohne dass Sie es merken. Manchmal müssen Sie sogar in Ihr soziales und familiäres Leben eingreifen. Das ist das Signal, dass Sie zu viel tun.
  • Ihr Zeitmangel wird zu einem Engpass für das Unternehmen, wenn keine Entscheidung ohne Sie getroffen werden kann. Werden Sie zur Bedrohung für sich selbst?
  • Sie sind nicht in allen Bereichen kompetent, weshalb Sie auch Spezialisten eingestellt haben.
  • Einige Aufgaben mit geringem Wert kosten Sie Zeit, und Sie nutzen die Delegation, um mehr Aufgaben mit Mehrwert zu erledigen. Zum Beispiel kann ich die Kundenbetreuung, die Reinigung, das Verfassen von Pressemitteilungen, die Vorbereitung von Bestellungen, die Rechnungsstellung, die Buchhaltung usw. erwähnen.

Es ist wichtig, das Delegieren zu lernen, denn in der Regel haben Sie Personen in Ihrem Team, die in bestimmten Bereichen kompetenter sind als Sie. Deshalb haben Sie sie eingestellt. Sie werden in Ihrem Unternehmen gedeihen, wenn Sie ihnen die Freiheit geben, zu arbeiten. Logischerweise sollten diese Personen ein besseres Ergebnis erzielen, als wenn Sie es selbst tun würden. Wenn Sie mehr über Management erfahren möchten, finden Sie hier einen speziellen Artikel über Situationsmanagement.

Die Automatisierung von Aufgaben spart noch mehr Zeit. Es ist die ultimative Stufe der Delegation. Excel-Datenblätter sind perfekt, um mit der Automatisierung zu beginnen. Alles, was Sie tun müssen, ist, einige Makros zu erstellen, die Sie aufzeichnen, während Sie die Manipulationen durchführen, um die Datenverarbeitung unendlich wiederholen zu können. Wenn Sie über ein ERP verfügen, sollten Sie in der Lage sein, Transaktionen zu erstellen, um Automatisierungen zu generieren. Schließlich gibt es zu diesem Thema viele Anwendungen für Smartphones und PCs, die helfen, viele persönliche Aufgaben zu automatisieren. Das reicht von Erinnerungen in Kalendern über Smart Home-Planung bis hin zur Verwaltung von Kundendaten.

Der letzte Teil der Delegation ist extern. Möglicherweise müssen Sie Ihre Arbeit an Berater, eine spezialisierte Agentur, einen Anbieter oder sogar einen Freiberufler auslagern. Sie müssen nur darauf achten, Ihre Unternehmensidentität nicht auszulagern.

Organisieren Sie Ihre persönliche Arbeit

Um diesen Artikel über Zeitmanagement abzuschließen, schlage ich Ihnen eine kurze Liste von Best Practices vor.

Ich empfehle Ihnen, eine Liste von Dingen zu erstellen, die Sie sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben tun möchten.

Es ist auch wichtig zu wissen, wie man Unterbrechungen vermeidet (nicht verfügbar, nicht erreichbar), damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Darüber hinaus empfehle ich, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen und Multitasking zu vermeiden, da dies kontraproduktiv ist. Wenn Sie Zeit für eine Aufgabe einplanen, werden Sie sehen, dass Sie in der Lage sind, sie rechtzeitig zu organisieren. Dieser einfache Tipp wird Ihnen helfen, Ihre wertvolle Zeit zu sparen.

Nehmen Sie sich schließlich jeden Abend 5 Minuten Zeit, um Ihren nächsten Tag zu planen. Sie werden all diese Empfehlungen befolgen und mit den schwierigsten Aufgaben beginnen. Ihr Ende des Tages wird nur einfacher sein.

Zeit effektiv managen als Chef!