Bien gérer son temps quand on est patron !

Si vous êtes chef d’entreprise, manager, manager ou manager, nous avons très peu de temps pour traiter un grand nombre de sujets différents. C’est pourquoi il est important d’apprendre à bien gérer votre temps. Vous remarquerez que j’ai spécifié « apprendre » parce que la gestion du temps est apprise. Ce n’est pas congénital. C’est souvent un concept tabou, parce que les gens qui veulent aller de l’avant dans ce domaine l’interprètent souvent comme mal organisé.

C’est différent pour moi. Comme dans la production industrielle, des normes d’efficacité ont été introduites : Lean, Sed, JAT, Production Avancée, Production Pulled, Flow One Piece, Industrie 4.0, etc… Le travail de bureau peut également être amélioré par des techniques simples et efficaces. Cependant, ils nécessiteront quelques changements dans les habitudes.

Cet article a été écrit par la rédaction du blog d’entrepreneurs sav35.fr.

Capturez vos idées et gagnez du temps

Ils sont un entrepreneur de premier plan et doivent donc souvent réfléchir à l’amélioration ou à la résolution des problèmes existants. Votre cerveau est branché pour générer beaucoup d’idées. Malheureusement, vous êtes très occupé et ne prenez pas toujours le temps de les enregistrer. Parfois vous le faites, mais sur un dépliant, un post-it, parfois un message texte, dans un cahier, etc… Vous n’avez pas un seul support, et vous le perdez.

Alors, quelle est la solution pour recueillir vos idées ?

J’utilise personnellement le logiciel et l’application Evernote, avec lesquels je peux écrire toutes les idées qui viennent à moi sur un ordinateur ou sur un smartphone. Les deux médias se synchronisent automatiquement et le logiciel est libre.

En bref, voici ce que peut faire Evernote :

  • Un mémo audio
  • Un texte ou une note manuscrite
  • Une photo
  • Des options de classement très fines qui vous permettent de toujours trouver vos idées.

Vous serez en mesure d’explorer les différentes solutions que cette application fournit pour vous-même. Passons maintenant à l’organisation globale de l’entreprise, qui se concentre sur la gestion du temps.

Gestion du temps basée sur votre vision d’entreprise

Vous vous démarquez de 90 % des dirigeants de PME lorsque vous réfléchissez à votre vision d’entreprise. Il vous permet de vous donner un cours, c’est l’étoile polaire que vous suivrez, peu importe ce qui arrive.

La vision de l’entreprise vous donne la lisibilité de ce que vous voulez faire au cours des 3, 5 ou 10 prochaines années. Une fois que vous savez où aller, il est plus facile de suivre le chemin. En outre, vous évitez de perdre du temps dans des directions qui ne sont pas liées à la vision de l’entreprise.

Pour que votre entreprise réalise la vision que vous avez donnée, vous devez rejeter votre vision avec chaque service. En d’autres termes, vous devez construire les objectifs des services qui composent votre entreprise afin qu’ils vous correspondent sur le chemin de votre vision.

La procédure est la suivante :

  1. Vision de l’entreprise
  2. Objectifs généraux par service
  3. Feuille de route, positionnement des objectifs généraux sur un calendrier
  4. Objectifs annuels, c’est-à-dire, si la vision est de plus de 5 ans, alors, par exemple, vous ferez un cinquième du chemin chaque année.
  5. Énumération des mesures concrètes pour atteindre les objectifs annuels.
  6. Mise en place d’actions concrètes sur un calendrier, car vous ne serez pas en mesure d’effectuer tout à la fois. Par exemple, vous pouvez définir des sous-objectifs par semestre, trimestre, mois, semaine, etc…

N’oubliez pas de fixer des objectifs SMART afin que vos équipes puissent quantifier leurs réalisations par elles-mêmes. Nous nous tournons maintenant vers une méthode éprouvée pour terminer avec succès ce que vous commencez.

Méthode GTD

La méthode GTD est l’abréviation de Getting Things Done ou Hhaving things done. C’est une méthode de travail qui permet de s’assurer que tout ce qui est commencé est terminé et rien à oublier. Cela m’a permis d’augmenter ma productivité de 5. Bien utilisé, il est donc très puissant et pertinent pour un business manager.

Il s’agit d’une méthode séquentielle qui pose les bonnes questions au bon moment et resserre les mesures pour accroître leur efficacité.

Par exemple, elle préconise de faire tous les appels planifiés l’un après l’autre. Elle conseille également de réserver 2 moments au cours de la journée pour traiter ses courriels. De cette façon, vous évitez de revenir à la limitation des interruptions et de gagner du temps pour vous concentrer sur les actions de fonds. Ce sont ces actions qui font avancer votre entreprise, et non les actions des « pompiers » que nous estimons importantes.

Le séquençage est le suivant :

  1. Informations entrantes
  2. Il est dans une boîte de réception comme boîte aux lettres, Evernote, cahier en papier, etc…
  3. Analyse thématique
  4. Est-il possible de le réaliser ?
  • a. Non
    • Classer
    • Poubelle
    • Pour plus tard
  • b. Oui
    • Quelle est la prochaine action ?
      • La mise en œuvre de la gestion de projet nécessite-t-elle ?
    • Moins de deux minutes ?
  • « Oui, fais-le maintenant. «
  • Non
  • Externalisation
  • Reporter

Je vous invite à lire le lire de David Allen Getting Things Done pour en savoir plus. Nous allons maintenant voir ensemble un élément clé dans votre gestion du temps, la délégation.

Utiliser la délégation pour gagner du temps

Déléguer signifie donner une tâche à un projet à une personne afin qu’elle puisse l’exécuter pour vous. Vous expliquez le contexte et définissez le résultat attendu. Ensuite, vous avez juste besoin de faire des points réguliers pour vous assurer que le projet se déplace dans la bonne direction et qu’il reste à temps.

Quelques bonnes raisons de déléguer :

  • Tu n’as plus de temps. En tant que chef d’entreprise, manager ou manager, vous êtes toujours piégé par le temps. Les semaines s’enfuissent sans que vous les voyiez venir. Parfois, vous devez même intervenir dans votre vie sociale et familiale. C’est le signal que tu fais trop.
  • Votre manque de temps deviendra un goulot d’étranglement pour l’entreprise si aucune décision ne peut être prise sans vous. Devenez-vous une menace pour vous-même ?
  • Vous n’êtes pas compétent dans tous les domaines, c’est pourquoi vous avez également embauché des spécialistes.
  • Certaines tâches de faible valeur vous prennent du temps et vous utilisez la délégation pour effectuer plus de tâches à valeur ajoutée. Par exemple, je peux mentionner la gestion de la clientèle, le nettoyage, la rédaction de communiqués de presse, la préparation des commandes, la facturation, la comptabilité, etc…

Il est important d’apprendre à déléguer, car vous avez généralement des personnes dans votre équipe qui sont plus compétentes que vous dans des domaines précis. C’est pour ça que tu l’as recrutée. Vous prospérerez dans votre entreprise si vous leur donnez le champ libre pour le commerce. Logiquement, ces personnes devraient obtenir un meilleur résultat que si vous le faisiez vous-même. Si vous voulez en savoir plus sur la gestion, vous pouvez trouver un article spécial sur la gestion de situation ici.

L’automatisation des tâches permet d’économiser encore plus de temps. C’est le niveau ultime de délégation. Les fichiers de données Excel sont parfaits pour démarrer l’automatisation. Tout ce que vous avez à faire est de faire quelques macros que vous enregistrez tout en faisant les manipulations pour pouvoir répéter le traitement des données à l’infini. Si vous disposez d’un ERP, vous devriez pouvoir créer des transactions pour générer des automatisations. Après tout, sur ce sujet, il existe de nombreuses applications pour smartphones et PC qui aident à automatiser de nombreuses tâches personnelles. Cela va des rappels dans les calendriers, de la planification domotique à la gestion des données client.

La dernière partie de la délégation est externe. Vous devrez peut-être confier votre travail à des consultants, à une agence spécialisée, à un fournisseur ou même à un pigiste. Vous avez juste besoin d’être vigilant pour éviter d’externaliser votre entreprise.

Organisez votre travail personnel

Pour conclure cet article sur la gestion du temps, je vous propose une courte liste de bonnes pratiques.

Je vous conseille de faire une liste de choses que vous voulez faire soit dans la vie privée ou professionnelle.

Ensuite, il est important de savoir comment éviter les interruptions (indisponibles, inaccessibles) afin que vous puissiez vous concentrer sur votre travail.

En outre, je vous conseille d’effectuer une tâche à la fois et d’éviter plusieurs tâches, ce qui est contre-productif. Si vous affectez du temps à une tâche, vous verrez que vous parvenez à organiser pour terminer à temps. Cette astuce simple vous fera gagner votre temps précieux.

Après tout, prenez 5 minutes chaque soir pour planifier votre prochain jour. Vous suivrez toutes ces recommandations et commencerez par les tâches les plus difficiles. Leur fin de journée ne sera que plus facile.